La reducción de la jornada laboral obligará a las empresas a transformar la manera en que organizan y gestionan el tiempo de trabajo. En este proceso, uno de los principales retos será identificar la llamada “jornada invisible”: aquellas horas trabajadas que no siempre quedan registradas y que pueden generar desviaciones de costos, operación y cumplimiento.

Digitalizar el registro y la gestión del tiempo será clave para hacer visibles estas horas, anticipar desviaciones y tomar mejores decisiones operativas, alertó Alberto Quintana, Director Hub Norte para Cegid en América Latina.

“No existe una fórmula única: cada empresa tendrá que revisar su operación, sus turnos y sus necesidades de cobertura para convertir estos cambios en resultados”, señaló Quintana durante un foro que reunió a especialistas y líderes de Recursos Humanos para analizar los retos que enfrentan las organizaciones ante la reforma laboral.

Ante la primera reducción de la jornada, Cegid planteó cinco decisiones que las organizaciones pueden comenzar a implementar: diagnosticar la jornada real, simular escenarios, rediseñar la operación, digitalizar el registro y la gestión del tiempo, y gestionar el cambio para impulsar nuevas conductas dentro de las organizaciones.

El diagnóstico requiere comparar las horas planificadas con las efectivamente trabajadas, identificar dónde y por qué se generan horas extra y determinar las necesidades de cobertura de cada operación. Con esta información, las empresas pueden evaluar diferentes escenarios a partir de cuatro variables: cumplimiento, costos, capacidad operativa e impacto en las personas.

El análisis también implica revisar qué procesos pueden simplificarse, qué tareas pueden automatizarse y qué prácticas están generando horas extra de manera recurrente. Al mismo tiempo, representa un desafío para los modelos de liderazgo, ya que será necesario preparar a los responsables de equipos para gestionar por resultados y evitar que una menor jornada se traduzca simplemente en concentrar la misma carga de trabajo en menos horas.

Los cambios deberán adaptarse a las características de cada industria. En el sector financiero, por ejemplo, será necesario diferenciar los horarios de atención al público de las actividades que continúan después del cierre. En manufactura se tendrán que revisar turnos y relevos para garantizar la continuidad de las operaciones; los contact centers deberán preservar sus niveles de servicio y cobertura; retail tendrá que analizar la operación por tienda, día y hora, mientras que logística enfrentará retos relacionados con rutas, traslados y trabajo móvil.

En este proceso, la digitalización de la jornada adquiere un papel central. Ante las nuevas exigencias de registro electrónico, contar con información confiable y trazable permitirá no solo facilitar el cumplimiento, sino también convertir los datos sobre el tiempo trabajado en una herramienta para detectar desviaciones y tomar decisiones sobre la operación.

Desde la perspectiva legal, el Dr. Ricardo Martínez Rojas, socio fundador de De la Vega & Martínez Rojas, profundizó en las implicaciones empresariales de la Reforma Laboral y en los cambios que comenzarán a modificar la forma en que las organizaciones deberán acreditar el cumplimiento de la jornada. En este contexto, destacó la importancia de aprovechar los próximos meses para revisar procesos y prepararse para las nuevas obligaciones que entrarán en vigor en 2027.

“A partir de 2027 las empresas tienen que estar preparadas para un escenario de mayor inspección. El registro electrónico deberá documentar la jornada y estar disponible cuando la autoridad lo requiera; además, puede convertirse en un elemento de prueba para acreditar la jornada laboral, siempre que exista un acuerdo entre la persona trabajadora y el empleador. No está prevista una prórroga adicional; la gradualidad establecida por la reforma es el periodo que tendrán las organizaciones para adaptarse. Por ello, este es el momento de prepararse”, señaló Martínez Rojas.

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