Con la reducción de la jornada laboral, que entrará en vigor el 1 de enero de 2027, el registro electrónico dejará de ser únicamente una herramienta administrativa para convertirse en un elemento de evidencia laboral, por lo que las empresas deberán garantizar que la información sobre las horas trabajadas sea confiable, consistente y verificable.

Cegid advierte que aprovechar el periodo de transición será clave, no solo para preparar los procesos internos, sino también para reducir los riesgos económicos asociados al incumplimiento. A partir de 2027, las empresas que incumplan con la obligación de llevar un registro electrónico de la jornada podrían enfrentar multas de entre 250 y 5,000 UMA, equivalentes aproximadamente a 29 mil y hasta 586 mil pesos.

Ante este escenario, la firma especializada en soluciones de gestión empresarial en la nube para los sectores Recursos Humanos (Nómina, registro de jornada y gestión del Talento), identifica cinco errores que las organizaciones deberían evitar durante la transición:

• 1. Esperar hasta enero de 2027 para comenzar la adaptación. Uno de los principales errores sería asumir que la reducción de la jornada es un asunto que puede atenderse hasta el próximo año. Aunque durante 2026 la jornada máxima permanece en 48 horas, las empresas deberían aprovechar este periodo para identificar las áreas, puestos y turnos que tendrán mayor impacto, evaluar distintos escenarios operativos y comenzar a ajustar sus procesos de trabajo. Estas acciones forman parte de la transición contemplada para el periodo de mayo a diciembre de 2026. Además, la reducción de la jornada no podrá implicar una disminución de los sueldos, salarios o prestaciones de las personas trabajadoras.
• 2. Mantener registros de asistencia sin digitalización ni trazabilidad. Contar con un sistema electrónico no garantiza por sí mismo el cumplimiento. El verdadero reto será asegurar que los registros sean completos, consistentes y verificables, y que los horarios de entrada y salida sean congruentes con las jornadas establecidas, las incidencias, las autorizaciones y, cuando corresponda, el tiempo extraordinario. Tener datos no significa necesariamente contar con un control adecuado. Si el sistema almacena información errónea, incompleta o desvinculada de los procesos internos, el riesgo puede ser similar al de no disponer de un mecanismo efectivo de control. Por ello, los registros deberán ser precisos y trazables, de manera que puedan respaldar tanto las inspecciones de la autoridad como las auditorías internas.
• 3. No revisar la gestión de las horas extraordinarias. La reducción de la jornada laboral no elimina la posibilidad de realizar trabajo extraordinario, pero sí hace más relevante controlar cómo se solicita, autoriza y registra. Las horas extraordinarias no son obligatorias para las personas trabajadoras y su realización requiere su consentimiento previo. Asimismo, para efectos de su gestión, el tiempo extraordinario debe derivarse de una solicitud o autorización del empleador; el hecho de que un trabajador permanezca más tiempo en su centro laboral por iniciativa propia no significa automáticamente que ese periodo constituya una hora extra. La extensión de la jornada únicamente podrá realizarse ante circunstancias extraordinarias y dentro de los límites establecidos por la legislación. Por ello, las empresas deberán adaptar sus procesos para documentar las solicitudes y autorizaciones, así como contar con registros que permitan identificar cuándo y bajo qué circunstancias se generó el tiempo extraordinario.
• 4. Mantener contratos y políticas internas desactualizados. La transición también requerirá revisar y actualizar la documentación que sustenta la relación laboral. Contratos, reglamentos interiores, políticas de asistencia, horarios, turnos y procedimientos de autorización deberán ser congruentes con la operación real.
• Si los documentos establecen una jornada distinta de la que reflejan los registros, la empresa podría enfrentar dificultades para demostrar que sus procesos están alineados con la legislación. La clave será mantener una misma línea de información: lo establecido en el contrato debe coincidir con lo que ocurre en la operación y con lo que registra el sistema.
• 5. Pensar que la tecnología, por sí sola, garantiza el cumplimiento. La digitalización puede facilitar la transición, pero no sustituye la gestión laboral. Las herramientas tecnológicas permiten centralizar información, automatizar registros y facilitar el seguimiento de la jornada, siempre que estén acompañadas de procesos y políticas claras. Ante la reducción gradual de la jornada, las empresas deberán revisar desde ahora cómo organizan el trabajo, controlan el tiempo y demuestran el cumplimiento de sus obligaciones.

Anticiparse permitirá identificar el impacto operativo, ajustar procesos y fortalecer los mecanismos de evidencia. En cambio, esperar hasta la entrada en vigor de las nuevas disposiciones podría generar una transición más compleja y aumentar la exposición a riesgos laborales, operativos y económicos.

“La reducción de la jornada laboral no debe entenderse únicamente como un ajuste de horas, sino como una oportunidad para revisar de fondo cómo las organizaciones gestionan el tiempo de trabajo. En este proceso, contar con información confiable y disponible será fundamental para que Recursos Humanos pueda tomar decisiones y, al mismo tiempo, demostrar el cumplimiento de las nuevas obligaciones. La tecnología puede ser un habilitador clave para lograrlo, siempre que esté acompañada de procesos claros y una estrategia de gestión adecuada”, señaló Alberto Quintana, director Hub Norte para Cegid en América Latina.

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