Ante la próxima reducción de la jornada laboral en México, las empresas deberán fortalecer sus procesos de documentación y generar evidencia que les permita demostrar el cumplimiento de las nuevas disposiciones legales. Especialistas ya advierten que la falta de registros y trazabilidad podría traducirse en importantes sanciones económicas.

De acuerdo con Jacqueline Melo Valenzuela, Directora de Recursos Humanos de Cegid LATAM, uno de los principales riesgos para las organizaciones será no contar con evidencia suficiente sobre la implementación de la reforma.

“Si una empresa no puede demostrar de manera confiable el cumplimiento de las nuevas disposiciones, se expone a sanciones que la propia ley establece y que pueden ir de 250 a 5 mil UMAs por trabajador. La sanción puede ser enorme”, advirtió la experta de la firma especializada en soluciones de gestión empresarial en la nube para Recursos Humanos.

Explicó que será fundamental contar con contratos individuales y colectivos actualizados, reglamentos internos y cualquier otro documento que permita acreditar el cumplimiento de la reducción de la jornada laboral.

Como las organizaciones dispondrán de seis meses para adecuarse a las nuevas reglas, recomendó aprovechar este periodo para generar conocimiento y nuevos hábitos de trabajo en todas las áreas de la empresa, de manera que cada equipo entienda sus responsabilidades y se prepare para la transición.

“Más allá del cumplimiento, la reforma laboral representa una oportunidad extraordinaria para repensarnos como organizaciones y hacer las cosas de manera diferente. Nos obliga a cambiar el mindset y a ver el trabajo desde otra perspectiva”, señaló Melo Valenzuela, también especialista en gestión del cambio y RRHH.

Entre las acciones que las empresas deben emprender destacan realizar un análisis integral para determinar si cuentan con el personal adecuado, modelos de trabajo eficientes, la documentación necesaria y la tecnología suficiente para cumplir con las nuevas disposiciones.

“Todo se resume en personas, procesos, documentación y tecnología trabajando de manera coordinada para lograr una implementación exitosa”, puntualizó durante el encuentro Formación RH, en el que también participó el experto legal y laboral Ricardo Martínez Rojas; foro que dio seguimiento a un webinar realizado la semana pasada. 

Melo Valenzuela añadió que, aunque en algunos casos la solución podría pasar por contratar más personal, las organizaciones deben anticiparse y evaluar desde ahora cómo llevarán a cabo sus procesos de reclutamiento y cuál será el impacto en sus costos. También subrayó que no existe una fórmula única para implementar la reforma, ya que las necesidades varían entre industrias. “No es lo mismo una planta de producción que una empresa de tecnología, donde es mucho más viable implementar esquemas de home office o trabajo remoto. Tampoco es igual el caso del sector retail, especialmente en temporadas como el Buen Fin, cuando muchas tiendas extienden sus horarios hasta la medianoche”, explicó.

Por ello, cada organización deberá analizar su realidad particular y promover la colaboración entre todas las áreas para identificar las necesidades específicas que deberán atenderse ante la reducción de la jornada laboral.

En este contexto, el despacho De la Vega & Martínez Rojas advirtió que uno de los cambios más subestimados por las empresas es el registro electrónico de la jornada, por lo que será indispensable acreditar de manera clara y verificable la hora de entrada y salida, los cambios de turno, las horas extraordinarias, los descansos, las incidencias laborales y las autorizaciones relacionadas con el tiempo extra.

A decir de la firma, esta reforma puede generar impactos directos en costos laborales, operación y productividad, cumplimiento laboral y relaciones sindicales.

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