A menos de tres meses de 2027, cuando comenzará la transición hacia una jornada laboral de 46 horas semanales, las áreas de Recursos Humanos deberán revisar cómo registran, corrigen y comprueban las horas trabajadas, especialmente en esquemas donde los colaboradores no laboran en un centro fijo.

La primera recomendación para las empresas es realizar un diagnóstico que permita identificar cuántas personas trabajan fuera de un centro fijo, quién tiene autorización para modificar un registro de asistencia y qué recorrido sigue una corrección hasta llegar a la nómina.

De acuerdo con Raúl Santillán, CEO de FiscoClic, existen dos preguntas que pueden funcionar como una prueba rápida para detectar posibles áreas de riesgo: “¿cuántas horas extra pagó la empresa el último trimestre y en qué áreas?” y “¿cuántos registros se corrigieron a mano en la última quincena y quién los corrigió?”. Si la respuesta tarda más de un minuto, ese es el primer hallazgo, planteó el directivo en un artículo.

“La reforma de las 40 horas se va a medir en horas. Y las horas sólo cuentan si se pueden probar”, señaló el directivo.

Más allá de contar con un reloj checador, el cambio de fondo que plantea la reducción de la jornada laboral es garantizar la trazabilidad de los registros y demostrar que los datos no fueron alterados. “Un Excel que se corrige a mano cada quincena es justo lo contrario: no hay forma de saber quién cambió qué, ni cuándo”, advirtió.

La reducción de la jornada tampoco permitirá disminuir los salarios ni las prestaciones, de acuerdo con el decreto. Con el mismo sueldo y menos horas trabajadas, el costo de cada hora ordinaria aumentará 4.3 por ciento al pasar de 48 a 46 horas en 2027 y llegará a un incremento de 20 por ciento cuando la jornada alcance las 40 horas en 2030.

Las horas extra serán una alternativa para atender necesidades de operación, aunque estarán sujetas a límites. En 2027 el tope será de nueve horas semanales y aumentará gradualmente hasta llegar a 12 horas en 2030, sin exceder cuatro horas diarias ni cuatro días por semana. Para Recursos Humanos, el registro de asistencia dejará de ser únicamente un requisito administrativo y se convertirá en una herramienta de planeación para identificar qué áreas dependen de las horas extra, qué trabajadores se acercan al límite y qué turnos deberán rediseñarse.

El registro también puede contribuir a fortalecer la relación entre empresas y colaboradores. Cuando una persona consulta sus horas trabajadas, detecta una diferencia, solicita una aclaración y ésta queda documentada, la organización genera evidencia sobre el proceso. Un registro que ambas partes pueden consultar y validar resulta más difícil de impugnar.

La privacidad será otro elemento que las empresas deberán considerar. Si el sistema de asistencia utiliza fotografías, geolocalización o datos biométricos, el aviso de privacidad deberá informar sobre su tratamiento antes de que el trabajador realice su primer registro. Por ello, al evaluar un proveedor, el costo por empleado no debería ser la única variable de decisión.

Entre los aspectos que RH deberá revisar están si la hora del marcaje depende del reloj del teléfono y puede ser modificada, si cada ajuste queda registrado con el usuario, fecha y motivo, si el colaborador puede consultar directamente sus registros y cómo se controlará la asistencia de quienes trabajan desde casa, en ruta o en campo, así como los casos en que no existe conexión a internet.

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